Documentazione FacturX
Tutto ciò che devi sapere per creare fatture e preventivi conformi al formato Factur-X, gestire i tuoi clienti e incassare pagamenti online.
Avvio rapido
Inizia a usare FacturX in pochi minuti:
- 1Crea il tuo account — Registrati con il tuo indirizzo email. Ottieni una prova gratuita per esplorare tutte le funzionalità.
- 2Configura la tua azienda — Inserisci il nome, il SIRET, il numero di partita IVA, l'indirizzo e aggiungi il tuo logo. Queste informazioni appariranno su tutti i tuoi documenti.
- 3Aggiungi i tuoi dati bancari — Nelle impostazioni Fatturazione e Banca, inserisci il tuo IBAN e BIC perché appaiano sulle tue fatture.
- 4Crea il tuo primo cliente — Aggiungi i dati del tuo cliente (nome, email, indirizzo, partita IVA).
- 5Emetti la tua prima fattura — Seleziona il tuo cliente, aggiungi le righe di fatturazione e invia il documento direttamente via email.
Creare e configurare la tua azienda
Al primo accesso, sarai guidato nella creazione del profilo aziendale. Puoi modificarlo in qualsiasi momento da Impostazioni → Azienda.
Informazioni richieste
- Nome dell'azienda e forma giuridica (SRL, SPA, libero professionista, ecc.)
- Numero SIRET e partita IVA intracomunitaria
- Indirizzo completo (via, CAP, città, paese)
- Email e telefono di contatto
- Regime IVA (ordinario, semplificato, esente, ecc.)
- Logo aziendale (visualizzato sui PDF di fatture e preventivi)
- Colore principale per la personalizzazione dei documenti
Il formato Factur-X
Factur-X è lo standard franco-tedesco di fatturazione elettronica conforme alla norma europea EN 16931. Ogni fattura generata da FacturX è un file PDF ibrido contenente:
- Un PDF leggibile — Il documento visivo che tu e il tuo cliente potete leggere naturalmente.
- Un file XML integrato — I dati strutturati della fattura in formato CII (Cross-Industry Invoice), che consentono l'elaborazione automatica da parte dei software contabili.
Profilo BASIC — FacturX genera fatture nel profilo BASIC di Factur-X, che include le informazioni essenziali: parti, righe di fatturazione, importi, IVA e condizioni di pagamento.
Fatture
Creare una fattura
Dal menu Fatture → Nuova fattura, compila il modulo:
- Seleziona un cliente esistente o creane uno nuovo
- Aggiungi righe: scegli un prodotto dal catalogo (prezzo e IVA precompilati) o inserisci manualmente
- Il numero di fattura viene generato automaticamente secondo il prefisso configurato
- Scegli la data di vendita e la data di scadenza
- Applica uno sconto globale (importo o percentuale) se necessario
- Seleziona il metodo di pagamento accettato
Anteprima PDF in tempo reale
Durante la creazione, un'anteprima PDF viene visualizzata in tempo reale sul lato destro dello schermo. Il documento finale include il tuo logo, i dati aziendali, il dettaglio delle righe, il riepilogo IVA e le informazioni di pagamento (IBAN/BIC).
Ciclo di vita di una fattura
Una fattura passa automaticamente da Inviata → Visualizzata quando il cliente apre il link di consultazione. Puoi contrassegnare manualmente una fattura come Pagata, Scaduta, In contenzioso o In recupero.
Azioni disponibili
- Modificare (solo bozze)
- Scaricare il PDF Factur-X
- Inviare via email al cliente
- Contrassegnare come pagata (importo + data)
- Generare un link di pagamento online (piano Avanzato)
- Archiviare o annullare
- Azioni di massa: invio, esportazione CSV/Excel, archiviazione
Preventivi
Creare un preventivo
Il modulo di creazione preventivi è simile a quello delle fatture, con campi specifici:
- Data di validità / scadenza del preventivo
- Condizioni di esecuzione
- Condizioni di pagamento e note
Firma del cliente
Quando invii un preventivo via email, il tuo cliente riceve un link sicuro per consultare, accettare o rifiutare il preventivo. Un sistema di firma elettronica consente di validare l'accettazione con marca temporale.
Stati del preventivo
Conversione Preventivo → Fattura
Una volta che un preventivo è accettato o firmato, convertilo in fattura con un clic dalla scheda del preventivo. Tutte le informazioni (cliente, righe, importi, IVA) vengono automaticamente riportate nella nuova fattura. Il preventivo mantiene un collegamento alla fattura generata per garantire la tracciabilità.
Clienti
Gestisci il tuo elenco clienti dal menu Clienti.
Scheda cliente
- Tipo: privato o professionale
- Nome / ragione sociale, persona di contatto
- Email, telefono, indirizzo completo
- Numero SIRET e partita IVA intracomunitaria
- Paese (influenza il calcolo dell'IVA)
Vista dettagliata
La scheda di un cliente mostra lo storico delle fatture e dei preventivi, il fatturato totale realizzato e il saldo in corso. Puoi creare un nuovo preventivo o una nuova fattura direttamente dalla scheda cliente.
Prodotti e Servizi
Crea un catalogo dei tuoi prodotti e servizi per accelerare la creazione di fatture e preventivi.
- Nome, descrizione, riferimento (SKU) e unità (pezzo, ora, kg, ecc.)
- Prezzo netto e aliquota IVA applicabile
- Categoria per organizzare il catalogo
- Gestione dell'esenzione IVA con motivo legale (se la tua azienda è esente)
Quando aggiungi un prodotto a una fattura o un preventivo, il prezzo e l'IVA vengono precompilati automaticamente.
Importazione CSV/Excel
Importa in massa i tuoi clienti e prodotti da un file CSV o Excel (.xlsx). Ideale per l'onboarding o la migrazione da un altro strumento.
Formati supportati
- CSV (separatore virgola o punto e virgola)
- Excel (.xlsx, .xls)
Colonne previste — Clienti
| Colonna | Obbligatorio | Esempio |
|---|---|---|
| Name (o Nom) | Sì | Dupont SAS |
| Sì | contact@dupont.fr | |
| Type (o Tipo cliente) | No | Professionale / Privato |
| Street (o Rue) | No | 12 rue de la Paix |
| Zip Code (o Code postal) | No | 75001 |
| City (o Ville) | No | Paris |
| Country (o Pays) | No | FR (codice ISO, o nome: France, Germany…) |
| SIRET | No | 12345678901234 |
| VAT Number (o N° TVA) | No | FR12345678901 |
Colonne previste — Prodotti
| Colonna | Obbligatorio | Esempio |
|---|---|---|
| Name (o Nom) | Sì | Consulting IT |
| Description | No | Servizio di consulenza |
| Price (o Prix HT) | Sì | 150,00 |
| Type | No | Servizio / Bene / Misto |
| VAT Exempt (o Exonéré TVA) | No | Sì / No |
Valori accettati per gli enum
- Tipo cliente : Professionale, Privato, Azienda/Company (o Professional, Individual)
- Tipo prodotto : Servizio, Bene/Beni/Goods/Product/Prodotto/Marchandise, Misto/Mixed
- Esente IVA : Sì/No, True/False, 1/0
Raccomandazioni
- Codifica UTF-8 raccomandata (i template CSV forniti sono in UTF-8)
- Massimo 500 righe per importazione
- I campi obbligatori sono contrassegnati con un asterisco (*)
- Clienti duplicati : rilevati tramite email (ignorati durante l'importazione)
- Prodotti duplicati : rilevati per nome (insensibile alle maiuscole, ignorati)
- Un template CSV scaricabile è disponibile nella finestra di importazione
- L'aliquota IVA e il motivo di esenzione non sono importabili — assegnali manualmente dopo l'importazione
Statistiche
La dashboard e la pagina Statistiche ti offrono una panoramica della tua attività:
- Fatturato incassato — Totale delle fatture pagate
- In attesa — Importo delle fatture inviate non ancora saldate
- Scadute — Importo delle fatture oltre la data di scadenza
- Tasso di conversione preventivi — Percentuale di preventivi convertiti in fatture
- Evoluzione del fatturato — Grafico mensile degli ultimi 12 mesi
- Top clienti — Classifica dei clienti per fatturato
Pagamento online
Piano AvanzatoStripe Connect
Con il piano Avanzato, attiva il pagamento con carta di credito direttamente sulle tue fatture grazie a Stripe Connect. I tuoi clienti possono pagare con un clic tramite un link di pagamento sicuro.
Configurazione
- Vai a Impostazioni → Pagamento online
- Clicca su 'Crea un account Connect' per avviare la registrazione Stripe
- Completa le informazioni richieste da Stripe (coordinate bancarie, documento d'identità)
- Una volta verificato l'account, puoi generare link di pagamento sulle tue fatture
Funzionamento
- Un pulsante 'Link di pagamento' appare su ogni fattura
- Il link è incluso nell'email inviata al cliente e visualizzato sul PDF
- Quando il cliente paga, la fattura passa automaticamente allo stato Pagata
- Un'email di conferma viene inviata al cliente
- I link scadono dopo un certo periodo — puoi rigenerarli
Solleciti e Insoluti
Piano AvanzatoLa pagina Solleciti centralizza tutte le fatture non pagate: inviate, visualizzate, parzialmente pagate, scadute, in contenzioso o in recupero.
- Visualizza il numero di giorni di ritardo per ogni fattura
- Invia un'email di sollecito con un clic
- Cambia lo stato: Scaduta, Contenzioso (con motivo) o In recupero (con nota)
- Registra un pagamento parziale o totale
Commercialista
Piano AvanzatoCondividi i tuoi dati contabili con il tuo commercialista da Impostazioni → Commercialista. Invitalo via email per dargli accesso in sola lettura o completo alle tue fatture, preventivi e riepiloghi IVA.
Impostazioni
Azienda
Modifica le informazioni della tua azienda: nome, forma giuridica, SIRET, IVA, indirizzo, logo e colore principale.
Fatturazione e Banca
Configura il tuo IBAN, BIC, il prefisso di numerazione delle fatture, le condizioni di pagamento predefinite, la valuta e il testo a piè di pagina. Seleziona i metodi di pagamento accettati (bonifico, carta, assegno, contanti, addebito diretto).
Abbonamento
FacturX offre due piani:
Piano Basic
- Fatture e preventivi illimitati
- Gestione clienti e prodotti
- PDF Factur-X conformi
- Invio via email
- Statistiche di base
Piano Avanzato
- Tutto del piano Basic +
- Pagamento online (Stripe Connect)
- Solleciti e monitoraggio insoluti
- Accesso commercialista
- Integrazione piattaforma PDP
Gestisci il tuo abbonamento in Impostazioni → Abbonamento: cambia piano, passa dalla fatturazione mensile a quella annuale o aggiorna il metodo di pagamento.
Sicurezza e GDPR
- ✓Hosting europeo — I tuoi dati sono archiviati su server sicuri in Europa.
- ✓Crittografia HTTPS — Tutte le comunicazioni sono crittografate end-to-end.
- ✓Conformità GDPR — Trattamento dei dati personali conforme al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati.
- ✓Autenticazione sicura — Sessioni protette con controllo degli accessi granulare.
- ✓Pagamenti PCI-DSS — I pagamenti online transitano attraverso Stripe, certificato PCI-DSS livello 1.
Hai bisogno di ulteriore aiuto?
Se non trovi la risposta alla tua domanda, contatta il nostro team a support@facturx.vip. Rispondiamo entro 24 ore lavorative.