FacturX Dokumentation
Alles, was Sie wissen müssen, um Factur-X-konforme Rechnungen und Angebote zu erstellen, Ihre Kunden zu verwalten und Online-Zahlungen zu empfangen.
Schnellstart
Starten Sie mit FacturX in wenigen Minuten:
- 1Erstellen Sie Ihr Konto — Registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse. Sie erhalten eine kostenlose Testphase, um alle Funktionen zu entdecken.
- 2Richten Sie Ihr Unternehmen ein — Geben Sie den Namen, die SIRET-Nummer, die USt-IdNr., die Adresse ein und fügen Sie Ihr Logo hinzu. Diese Informationen erscheinen auf allen Ihren Dokumenten.
- 3Fügen Sie Ihre Bankdaten hinzu — Geben Sie unter Abrechnung & Bank Ihre IBAN und BIC ein, damit sie auf Ihren Rechnungen erscheinen.
- 4Erstellen Sie Ihren ersten Kunden — Fügen Sie die Daten Ihres Kunden hinzu (Name, E-Mail, Adresse, USt-IdNr.).
- 5Stellen Sie Ihre erste Rechnung aus — Wählen Sie Ihren Kunden, fügen Sie Positionen hinzu und senden Sie das Dokument direkt per E-Mail.
Unternehmen erstellen und konfigurieren
Bei Ihrer ersten Anmeldung werden Sie durch die Erstellung Ihres Unternehmensprofils geführt. Sie können es jederzeit unter Einstellungen → Unternehmen bearbeiten.
Erforderliche Informationen
- Firmenname und Rechtsform (GmbH, AG, Einzelunternehmer, etc.)
- SIRET-Nummer und innergemeinschaftliche USt-IdNr.
- Vollständige Adresse (Straße, PLZ, Stadt, Land)
- Kontakt-E-Mail und Telefon
- USt-Regime (normal, vereinfacht, befreit, etc.)
- Firmenlogo (auf Rechnungs- und Angebots-PDFs angezeigt)
- Hauptfarbe für die Personalisierung Ihrer Dokumente
Das Factur-X-Format
Factur-X ist der deutsch-französische Standard für die elektronische Rechnungsstellung, konform mit der europäischen Norm EN 16931. Jede von FacturX generierte Rechnung ist eine hybride PDF-Datei, die Folgendes enthält:
- Ein lesbares PDF — Das visuelle Dokument, das Sie und Ihr Kunde natürlich lesen können.
- Eine eingebettete XML-Datei — Die strukturierten Rechnungsdaten im CII-Format (Cross-Industry Invoice), die eine automatische Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware ermöglichen.
BASIC-Profil — FacturX generiert Rechnungen im BASIC-Profil von Factur-X, das wesentliche Informationen enthält: Parteien, Positionen, Beträge, USt. und Zahlungsbedingungen.
Rechnungen
Rechnung erstellen
Füllen Sie im Menü Rechnungen → Neue Rechnung das Formular aus:
- Wählen Sie einen bestehenden Kunden oder erstellen Sie einen neuen
- Fügen Sie Positionen hinzu: Wählen Sie ein Produkt aus dem Katalog (Preis und USt. vorausgefüllt) oder geben Sie manuell ein
- Die Rechnungsnummer wird automatisch basierend auf Ihrem konfigurierten Präfix generiert
- Wählen Sie das Verkaufsdatum und das Fälligkeitsdatum
- Wenden Sie bei Bedarf einen Gesamtrabatt (Betrag oder Prozentsatz) an
- Wählen Sie die akzeptierte Zahlungsmethode
PDF-Vorschau in Echtzeit
Während der Erstellung wird rechts auf dem Bildschirm eine PDF-Vorschau in Echtzeit angezeigt. Das endgültige Dokument enthält Ihr Logo, Firmendaten, Positionen, USt.-Zusammenfassung und Zahlungsinformationen (IBAN/BIC).
Lebenszyklus einer Rechnung
Eine Rechnung wechselt automatisch von Gesendet → Angesehen, wenn Ihr Kunde den Ansichtslink öffnet. Sie können eine Rechnung manuell als Bezahlt, Überfällig, Strittig oder Im Inkasso markieren.
Verfügbare Aktionen
- Bearbeiten (nur Entwürfe)
- Factur-X-PDF herunterladen
- Per E-Mail an den Kunden senden
- Als bezahlt markieren (Betrag + Datum)
- Online-Zahlungslink generieren (Erweiterter Plan)
- Archivieren oder stornieren
- Massenaktionen: Senden, CSV/Excel-Export, Archivierung
Angebote
Angebot erstellen
Das Formular zur Angebotserstellung ähnelt dem Rechnungsformular, mit spezifischen Feldern:
- Gültigkeits-/Ablaufdatum
- Ausführungsbedingungen
- Zahlungsbedingungen und Notizen
Kundenunterschrift
Wenn Sie ein Angebot per E-Mail senden, erhält Ihr Kunde einen sicheren Link zum Ansehen, Annehmen oder Ablehnen. Ein elektronisches Signatursystem validiert die Annahme mit Zeitstempel.
Angebotsstatus
Angebot → Rechnung
Sobald ein Angebot angenommen oder unterschrieben ist, wandeln Sie es mit einem Klick von der Angebotsseite in eine Rechnung um. Alle Informationen (Kunde, Positionen, Beträge, USt.) werden automatisch in die neue Rechnung übernommen. Das Angebot behält einen Link zur generierten Rechnung für die Nachverfolgbarkeit.
Kunden
Verwalten Sie Ihr Kundenverzeichnis im Menü Kunden.
Kundenprofil
- Typ: Privatperson oder Unternehmen
- Name / Firmenname, Ansprechpartner
- E-Mail, Telefon, vollständige Adresse
- SIRET-Nummer und innergemeinschaftliche USt-IdNr.
- Land (beeinflusst die USt.-Berechnung)
Detailansicht
Das Kundenprofil zeigt den Verlauf von Rechnungen und Angeboten, den Gesamtumsatz und den ausstehenden Saldo. Sie können direkt vom Kundenprofil aus ein neues Angebot oder eine neue Rechnung erstellen.
Produkte & Dienstleistungen
Erstellen Sie einen Katalog Ihrer Produkte und Dienstleistungen, um die Rechnungs- und Angebotserstellung zu beschleunigen.
- Name, Beschreibung, Referenz (SKU) und Einheit (Stück, Stunde, kg, etc.)
- Nettopreis und anwendbarer USt.-Satz
- Kategorie zur Organisation Ihres Katalogs
- USt.-Befreiungsverwaltung mit rechtlicher Begründung (wenn Ihr Unternehmen befreit ist)
Wenn Sie ein Produkt zu einer Rechnung oder einem Angebot hinzufügen, werden Preis und USt. automatisch vorausgefüllt.
CSV/Excel-Import
Importieren Sie Ihre Kunden und Produkte massenhaft aus einer CSV- oder Excel-Datei (.xlsx). Ideal für das Onboarding oder die Migration von einem anderen Tool.
Unterstützte Formate
- CSV (Komma- oder Semikolon-Trennzeichen)
- Excel (.xlsx, .xls)
Erwartete Spalten — Kunden
| Spalte | Erforderlich | Beispiel |
|---|---|---|
| Name (oder Nom) | Ja | Dupont SAS |
| Ja | contact@dupont.fr | |
| Type (oder Kundentyp) | Nein | Professionell / Privat |
| Street (oder Rue) | Nein | 12 rue de la Paix |
| Zip Code (oder Code postal) | Nein | 75001 |
| City (oder Ville) | Nein | Paris |
| Country (oder Pays) | Nein | FR (ISO-Code oder Name: France, Germany…) |
| SIRET | Nein | 12345678901234 |
| VAT Number (oder N° TVA) | Nein | FR12345678901 |
Erwartete Spalten — Produkte
| Spalte | Erforderlich | Beispiel |
|---|---|---|
| Name (oder Nom) | Ja | IT Consulting |
| Description | Nein | Beratungsdienstleistung |
| Price (oder Prix HT) | Ja | 150,00 |
| Type | Nein | Dienstleistung / Ware / Gemischt |
| VAT Exempt (oder Exonéré TVA) | Nein | Ja / Nein |
Akzeptierte Werte für Enums
- Kundentyp : Professionell, Privat, Unternehmen/Company (oder Professional, Individual)
- Produkttyp : Service, Ware/Waren/Goods/Product/Produkt/Marchandise, Gemischt/Mixed
- USt.-befreit : Ja/Nein, True/False, 1/0
Empfehlungen
- UTF-8-Kodierung empfohlen (bereitgestellte CSV-Vorlagen sind UTF-8)
- Maximal 500 Zeilen pro Import
- Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) markiert
- Doppelte Kunden : per E-Mail erkannt (beim Import übersprungen)
- Doppelte Produkte : per Name erkannt (Groß-/Kleinschreibung ignoriert, übersprungen)
- Eine herunterladbare CSV-Vorlage ist im Import-Dialog verfügbar
- USt.-Satz und Befreiungsgrund können nicht importiert werden — weisen Sie sie nach dem Import manuell zu
Statistiken
Das Dashboard und die Statistikseite geben Ihnen einen Überblick über Ihre Aktivität:
- Eingenommener Umsatz — Summe der bezahlten Rechnungen
- Ausstehend — Betrag der gesendeten, noch nicht bezahlten Rechnungen
- Überfällig — Betrag der Rechnungen nach dem Fälligkeitsdatum
- Angebots-Konversionsrate — Prozentsatz der in Rechnungen umgewandelten Angebote
- Umsatzentwicklung — Monatliches Diagramm der letzten 12 Monate
- Top-Kunden — Kunden nach Umsatz geordnet
Online-Zahlung
Erweiterter PlanStripe Connect
Mit dem Erweiterten Plan aktivieren Sie Kreditkartenzahlungen direkt auf Ihren Rechnungen über Stripe Connect. Ihre Kunden können mit einem Klick über einen sicheren Zahlungslink bezahlen.
Einrichtung
- Gehen Sie zu Einstellungen → Online-Zahlung
- Klicken Sie auf 'Connect-Konto erstellen', um die Stripe-Registrierung zu starten
- Vervollständigen Sie die von Stripe angeforderten Informationen (Bankdaten, Ausweisdokument)
- Sobald das Konto verifiziert ist, können Sie Zahlungslinks auf Ihren Rechnungen generieren
Funktionsweise
- Ein 'Zahlungslink'-Button erscheint auf jeder Rechnung
- Der Link ist in der an den Kunden gesendeten E-Mail enthalten und auf dem PDF angezeigt
- Wenn der Kunde zahlt, wechselt die Rechnung automatisch zum Status Bezahlt
- Eine Bestätigungs-E-Mail wird an den Kunden gesendet
- Links verfallen nach einer bestimmten Zeit — Sie können sie neu generieren
Mahnungen & Offene Posten
Erweiterter PlanDie Seite Mahnungen zentralisiert alle Ihre unbezahlten Rechnungen: gesendet, angesehen, teilweise bezahlt, überfällig, strittig oder im Inkasso.
- Sehen Sie die Anzahl der Überfälligkeitstage für jede Rechnung
- Senden Sie eine Mahnung per E-Mail mit einem Klick
- Ändern Sie den Status: Überfällig, Strittig (mit Grund) oder Im Inkasso (mit Notiz)
- Erfassen Sie eine Teil- oder Vollzahlung
Steuerberater
Erweiterter PlanTeilen Sie Ihre Buchhaltungsdaten mit Ihrem Steuerberater unter Einstellungen → Steuerberater. Laden Sie ihn per E-Mail ein, um ihm Lese- oder Vollzugriff auf Ihre Rechnungen, Angebote und USt.-Zusammenfassungen zu gewähren.
Einstellungen
Unternehmen
Bearbeiten Sie Ihre Unternehmensinformationen: Name, Rechtsform, SIRET, USt., Adresse, Logo und Hauptfarbe.
Abrechnung & Bank
Konfigurieren Sie Ihre IBAN, BIC, das Rechnungsnummern-Präfix, Standard-Zahlungsbedingungen, Währung und den Fußzeilentext. Wählen Sie akzeptierte Zahlungsmethoden (Überweisung, Karte, Scheck, Bargeld, Lastschrift).
Abonnement
FacturX bietet zwei Pläne an:
Basic-Plan
- Unbegrenzte Rechnungen und Angebote
- Kunden- und Produktverwaltung
- Konforme Factur-X-PDFs
- E-Mail-Versand
- Basisstatistiken
Erweiterter Plan
- Alles aus Basic +
- Online-Zahlung (Stripe Connect)
- Mahnungen und Offene-Posten-Verfolgung
- Steuerberater-Zugang
- PDP-Plattformintegration
Verwalten Sie Ihr Abonnement unter Einstellungen → Abonnement: Wechseln Sie den Plan, schalten Sie zwischen monatlicher und jährlicher Abrechnung um oder aktualisieren Sie Ihre Zahlungsmethode.
Sicherheit & DSGVO
- ✓Europäisches Hosting — Ihre Daten werden auf sicheren Servern in Europa gespeichert.
- ✓HTTPS-Verschlüsselung — Alle Kommunikationen sind Ende-zu-Ende verschlüsselt.
- ✓DSGVO-Konformität — Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung.
- ✓Sichere Authentifizierung — Geschützte Sitzungen mit feingranularer Zugriffskontrolle.
- ✓PCI-DSS-Zahlungen — Online-Zahlungen laufen über Stripe, zertifiziert nach PCI-DSS Level 1.
Brauchen Sie weitere Hilfe?
Wenn Sie die Antwort auf Ihre Frage nicht finden, kontaktieren Sie unser Team unter support@facturx.vip. Wir antworten innerhalb von 24 Geschäftsstunden.